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Erklärung zum Datenschutz bei Bewerbungen

Issue: May 17 2018

1. Übersicht

Wir respektieren die Datenschutzrechte natürlicher Personen und fühlen uns dem verantwortungsvollen Umgang mit personenbezogenen Daten im Einklang mit dem geltenden Recht verpflichtet. Es ist wichtig, dass Sie die vorliegende Datenschutzerklärung („Datenschutzerklärung”) vollständig und sorgfältig lesen, da sie darlegt, wie Cushman & Wakefield („C&W”, „wir” oder „uns”) mit Ihren personenbezogenen Daten umgeht, wenn Sie sich für eine Stelle oder sonstige Funktion bei uns bewerben, sowie welche Rechte Sie im Zusammenhang mit diesen Daten haben. Der Begriff „Bewerber” bezieht sich in dieser Datenschutzerklärung auf alle, die sich für eine Stelle bewerben oder anderweitig an der Ausführung von (dauerhaften oder vorübergehenden) Tätigkeiten mit oder für uns interessiert sind. 

Bei Anmerkungen oder Fragen zu dieser Datenschutzerklärung können Sie sich über die unten in Abschnitt 9 angegebenen Kontaktdaten an uns wenden.

2. Arten von personenbezogenen Daten, die wir im Rahmen Ihrer Bewerbung erheben 

Daten, die wir automatisch erheben

Sie können den Personaleinstellungsbereich auf unserer Webseite („Webseite”) aufrufen und nach Stellen suchen, ohne personenbezogene Daten angeben zu müssen. Wenn Sie unsere Webseite besuchen, erheben wir jedoch bestimmte Daten automatisch von Ihrem Gerät. Weitere Informationen dazu finden Sie in der für die Nutzung unserer Webseite geltenden Datenschutzerklärung. 

Beachten Sie auch, dass die Nutzung unserer Webseite unseren Nutzungsbedingungen unterliegt.

Personenbezogene Daten, die wir von Ihnen erheben 

Soweit nach geltendem Recht zulässig und mit diesem vereinbar, gehören zu den Arten von personenbezogenen Daten, die wir im Rahmen Ihrer Bewerbung für eine Funktion bei C&W und während des Einstellungsverfahrens erheben und nutzen, (insbesondere) die folgenden:

  • Identifikations- und Kontaktdaten – z. B. Ihren Namen, Ihre Anschrift, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Telefonnummer und sonstige Kontaktangaben, Ihr Geschlecht, Ihr Geburtsdatum, Ihre Staatsangehörigkeit(en), staatliche Identifikationspapiere (wie z. B. Personalausweis/Reisepass, Sozialversicherungsnummer(n)).
  • Beruflicher Werdegang – wie z. B. frühere Arbeitgeber und Berufsbezeichnungen/berufliche Positionen.
  • Hintergrundinformationen – wie z. B. wissenschaftliche Qualifikationen, berufliche Abschlüsse und Qualifikationen, Ausbildung, Angaben in Ihrem Lebenslauf (wozu Angaben zu Mitgliedschaften oder Interessen gehören können, die sensible personenbezogene Daten darstellen), Niederschriften und Beschäftigungsreferenzen.
  • Angaben zu den von Ihnen benannten Referenzgebern (einschließlich deren Namen, Kontaktdaten, Arbeitgeber und Tätigkeit).
  • Angaben zu Ihrem aufenthaltsrechtlichen Status.
  • Frühere Bewerbungen/Funktionen (Informationen zu früheren Bewerbungen von Ihnen bei der C&W-Gruppe und/oder früheren Arbeitsverhältnissen bei der C&W-Gruppe).
  • Angaben zur Bewerbung (wie z. B. die Funktionen, für die Sie sich bewerben, Ihre Bewerbung und dazugehörige Unterlagen oder Schriftverkehr, Begleitschreiben, Daten aus Vorstellungsgesprächen und Telefonabfragen, Gehalts-/Leistungswünsche, Umzugsinformationen).
  • Aufnahmen von Überwachungskameras/Zutrittskontrolle zu Gebäuden – Beachten Sie bitte beim Besuch von Gebäuden von C&W (z. B. für ein Vorstellungsgespräch), dass wir aus Gründen der Sicherheit und der Durchsetzung von Rechtsvorschriften oder der Ausübung, Geltendmachung oder Verteidigung unserer gesetzlichen Rechte oder zum Schutz lebenswichtiger Interessen einer Person Überwachungskameras einsetzen bzw. Zutrittskontrollverfahren zu Gebäuden einrichten können (was die Verarbeitung von Aufnahmen von Überwachungskameras und/oder von personenbezogenen Daten wie z. B. dem Namen des Besuchers und des Zeitpunkts des Zutritts umfasst). 
  • Sonstige Daten, die Sie aus freien Stücken im Laufe des Verfahrens angeben, einschließlich im Rahmen von Assessment Centern/Übungen und Vorstellungsgesprächen. 

Wir werden Ihre ausdrückliche Einwilligung zur Verarbeitung der oben genannten personenbezogenen Daten einholen, wenn dies nach geltendem Recht erforderlich ist.

In der Regel erheben und verarbeiten wir während des Einstellungsverfahrens keine der folgenden Daten: Daten, aus denen ihre rassische und ethnische Herkunft, religiöse, politische oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen, genetische Daten, biometrische Daten zur eindeutigen Identifizierung, Gesundheitsdaten oder Daten zum Sexualleben, es sei denn, dies ist nach geltendem Recht zulässig oder zur Einhaltung geltenden Rechts erforderlich („sensible personenbezogene Daten”). 

Unter bestimmten Umständen müssen wir, soweit nach geltendem Recht zulässig und mit diesem vereinbar, einige sensible personenbezogene Daten für rechtmäßige Zwecke im Zusammenhang mit der Einstellung von Mitarbeitern erheben oder auf der Basis einer freiwilligen Offenlegung erfragen, z. B. Daten über Ihre rassische und ethnische Herkunft, Ihr Geschlecht und Behinderungen für Zwecke der Wahrung der Chancengleichheit, zur Einhaltung von Antidiskriminierungs- oder anderen Gesetzen und für verwaltungsrechtliche Berichtspflichten (alle von uns in diesem Zusammenhang erstellten Berichte identifizieren Sie nicht direkt, sofern für uns keine gesetzliche Verpflichtung dazu besteht), oder Daten über Ihren körperlichen oder geistigen Zustand, um dies bei der Unterbringung während des Einstellungsverfahrens oder während der Stellenangebotsphase in Hinblick auf notwendige Anpassungen für die betreffende Tätigkeit zu berücksichtigen. Sie können während des Einstellungsverfahrens auf freiwilliger Basis sonstige sensible personenbezogene Daten mitteilen. 

Personenbezogene Daten aus sonstigen Quellen und die Führung eines Talentpools

Wir erheben gegebenenfalls personenbezogene Daten, die nicht unmittelbar von Ihnen stammen, zum Beispiel:

  • Von Personalvermittlern oder Agenturen für die Beschaffung von Führungskräften bereitgestellte Daten.
  • Von Referenzgebern erstellte Referenzen.
  • Sonstige Hintergrundinformationen, die von akademischen Einrichtungen und Schulungs- oder Zertifizierungsanbietern bereitgestellt oder bestätigt werden.
  • Daten zu Vorstrafen, die durch Überprüfungen von Vorstrafenregistern erlangt wurden (in Ländern, in denen solche Überprüfungen nach geltendem Recht zulässig sind und durchgeführt werden). 
  • Daten, die von Anbietern von Hintergrundprüfungen und anderen externen Datenbankbetreibern (z. B. Kreditauskunfteien und Register beruflicher/sonstiger Sanktionen) bereitgestellt werden. 
  • Daten aus öffentlich zugänglichen Quellen, einschließlich aller von Ihnen verwendeten professionellen Social-Media-Plattformen oder sonstiger online verfügbarer Informationen.
  • Von anderen Unternehmen der C&W-Gruppe für die in der vorliegenden Datenschutzerklärung aufgeführten Zweck.

(jeweils soweit nach geltendem Recht zulässig und mit diesem vereinbar, einschließlich aller Voraussetzungen in Verbindung mit der Einholung Ihrer Einwilligung, und im Falle von Vorstrafenprüfungen, der Verwendung von Anbietern von Hintergrundprüfungen und der Erhebung von Daten aus öffentlich zugänglichen Quellen, soweit in Bezug auf die Tätigkeit gerechtfertigt, wobei Sie in einem solchen Fall vor Vornahme der Überprüfungen näher informiert werden). 

Ist Ihre Bewerbung nicht erfolgreich, werden wir Ihre personenbezogenen Daten unserem Talentpool hinzufügen, um ein Profil über Sie in dem entsprechenden Talentpool zu erstellen. Wir können die von Ihnen bereitgestellten personenbezogenen Daten mit Daten aus Quellen Dritter kombinieren, einschließlich öffentlich zugänglicher Quellen für die entsprechenden Zwecke (z. B. öffentlich zugängliche Plattformen, auf denen Sie ein professionelles Profil veröffentlichen). 

Wir speichern diese Profilinformationen (gemäß nachstehendem Abschnitt 6) für einen bestimmten Zeitraum, um von Zeit zu Zeit Stellenangebote zu ermitteln, für die Sie geeignet wären, und um Sie über entsprechende Gelegenheiten zu benachrichtigen (sowie um sicherzustellen, dass wir uns nicht mehrfach mit Ihnen bezüglich derselben oder ähnlicher Funktionen in Verbindung setzen). Sie können Ihrer Aufnahme in den Talentpool jederzeit widersprechen, indem Sie Sie sich an die unten in Abschnitt 9 angegebene E-Mail-Adresse wenden. Sofern gesetzlich vorgeschrieben, werden wir Ihre Einwilligung einholen, bevor wir Ihre personenbezogenen Daten dem Talentpool hinzufügen.

3. Zwecke für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten

Wir erheben und nutzen diese personenbezogenen Daten, um unsere Aktivitäten im Zusammenhang mit der Personalbeschaffung zu verwalten, für weltweite organisatorische Planungszwecke sowie um geltenden Gesetze und Vorschriften nachzukommen. Dementsprechend nutzen wir Ihre personenbezogenen Daten zur Identifizierung und Gewinnung neuer Talente, zur Feststellung Ihrer Qualifikationen und um zu einer Entscheidung über Ihre Einstellung zu gelangen sowie unsere Personalbeschaffungs- und Einstellungsprozesse allgemein zu verwalten und weiterzuentwickeln. Dies beinhaltet die Beurteilung Ihrer Fähigkeiten, Qualifikationen und Ihres Hintergrunds für eine bestimmte Funktion, das Anberaumen von Vorstellungsgesprächen und Tests, die Überprüfung Ihrer Informationen, (soweit anwendbar) die Durchführung unserer Referenz- oder Hintergrundprüfungen, die allgemeine Verwaltung des Einstellungsprozesses und die Kommunikation mit Ihnen. 

Werden Sie für eine Funktion bei C&W angenommen, werden die während des Einstellungsverfahrens erhobenen Daten auch zur Unterstützung des Eingliederungsprozesses genutzt (einschließlich der Einrichtung des Systemzugangs und der Vorbereitung auf die Einführung) und sind Teil Ihrer laufenden Mitarbeiterdaten (soweit sie für das laufende Beschäftigungsverhältnis von Bedeutung sind). 

4. An wen wir Ihre personenbezogenen Daten weitergeben und Übermittlung ins Ausland

Wir achten darauf, den Zugang zu personenbezogenen Daten nur: (i) denjenigen, die den Zugang zur Erfüllung ihrer Aufgaben und Pflichten benötigen, (ii) unseren Konzerngesellschaften zum Zwecke der Verarbeitung gemäß dieser Datenschutzerklärung und (iii) unter den sonstigen nachfolgend in diesem Abschnitt beschriebenen Umständen zu ermöglichen. Wenn wir einem Dritten den Zugang zu personenbezogenen Daten gestatten, werden wir geeignete Maßnahmen treffen, um zu gewährleisten, dass die Nutzung der Daten im Einklang mit dieser Datenschutzerklärung erfolgt, sowie dass die Sicherheit und Vertraulichkeit der Daten gewahrt bleibt. 

Übermittlung an andere Konzerngesellschaften

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten an andere Mitglieder der C&W-Gruppe zur Verarbeitung in Übereinstimmung mit den in dieser Datenschutzerklärung aufgeführten Zwecken weiter. 

Übermittlung an externe Dienstleister

Wir können Dritten, die uns gegenüber Dienstleistungen im Zusammenhang mit dem Einstellungsverfahren erbringen, bestimmte personenbezogene Daten zur Verfügung stellen, zum Beispiel:

  • an Ihrer Anwerbung beteiligte Agenturen für die Beschaffung von Personal im jeweiligen Land oder von Führungskräften; 
  • an Anbieter von Hintergrundprüfungen im jeweiligen Land oder sonstige Screening-Anbieter und (sofern relevant) einschlägige Agenturen vor Ort für die Überprüfung von Vorstrafen;
  • an IT-Dienstleister, d. h. Datenspeicher, Anbieter von IT-Anwendungen/Tools, IT-Entwickler und Supportdienstleister sowie Anbieter von Hosting-Diensten im Zusammenhang mit unserer Karrierewebseite; 

Weitere Informationen zu unseren Konzerngesellschaften und den IT-Dienstleistern, die gegebenenfalls Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten (und deren Standorte), erhalten Sie auf Anfrage über die unten angegebenen Kontaktdaten. Diese Dienstleister können im Laufe der Zeit wechseln, wir werden jedoch stets bestrebt sein, zu gewährleisten, dass die Bearbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch Dritte im Einklang mit dieser Datenschutzerklärung und dem maßgeblichen Datenschutzrecht erfolgt. 

Wir geben personenbezogene Daten unter Umständen auch aus anderen rechtmäßigen Gründen an Dritte weiter, zum Beispiel:

  • wenn Sie Ihre Einwilligung dazu erteilt haben;
  • um unseren rechtlichen Verpflichtungen nachzukommen, einschließlich soweit erforderlich zur Einhaltung von Gesetzen, Vorschriften oder Verträgen oder in Befolgung gerichtlicher Anordnungen oder verwaltungsrechtlicher oder gerichtlicher Verfahren, darunter insbesondere Vorladungen, staatliche Prüfungen oder Durchsuchungsbefehle; 
  • um rechtmäßigen Anfragen von Behörden nachzukommen (einschließlich im Zusammenhang mit Steuern, aufenthaltsrechtlichen Fragen, Gesundheit und Sicherheit, Unternehmensregistern, nationaler Sicherheit oder Strafverfolgungszwecken); 
  • an zuständige Aufsichtsbehörden, wenn C&W Ihnen als Teil der vorgesehenen Funktion regulierte Fortbildungsmaßnahmen anbietet; 
  • soweit dies erforderlich ist, um mögliche, drohende oder tatsächliche Rechtsansprüche geltend zu machen, auszuüben oder zu abzuwehren;
  • wenn dies notwendig ist, um Ihre lebenswichtigen Interessen oder die einer anderen Person zu schützen und/oder
  • im Zusammenhang mit dem Verkauf, der Abtretung oder der sonstigen Übertragung unseres Geschäftes oder eines Teils davon.

In einigen Fällen kann eine oben beschriebene Weitergabe dazu führen, dass Ihre personenbezogenen Daten grenzüberschreitend übermittelt werden, darunter auch aus dem Europäischen Wirtschaftsraum in ein Land außerhalb davon. Diese Länder verfügen möglicherweise über Datenschutzgesetze, die von denjenigen Ihres Landes abweichen (und in einigen Fällen gegebenenfalls einen geringeren Schutz bieten).

Insbesondere befinden sich die Server unserer Webseite in den Vereinigten Staaten und unsere Konzerngesellschaften und externen Dienstleister sind weltweit tätig. Dies bedeutet, dass wir Ihre personenbezogenen Daten nach Erhebung in jedem dieser Länder verarbeiten können. Beispielsweise nutzen wir eine Personalbeschaffungsplattform, welche die Verarbeitung von personenbezogenen Bewerberdaten in den Vereinigten Staaten beinhaltet.

Wir treffen jedoch Maßnahmen zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten im Einklang mit dieser Datenschutzerklärung. Dazu gehört die Umsetzung der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission (gemäß Artikel 46 Absatz 2 der Datenschutz-Grundverordnung) für die Übermittlung von personenbezogenen Daten an unseren Hauptsitz in den Vereinigten Staaten. Unsere Standardvertragsklauseln können auf Anfrage zur Verfügung gestellt werden. 

Im Rahmen bestimmter Vereinbarungen mit unseren externen Dienstleistern setzen wir die Registrierung dieser Dienstleister beim EU-US-Datenschutzschild (gemäß Artikel 45 der Datenschutz-Grundverordnung) voraus und weitere Einzelheiten können auf Anfrage mitgeteilt werden.

5. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten

Nach dem europäischen Datenschutzrecht ist unsere Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Einstellungsverfahrens: 

• die Einhaltung der geltenden aufenthalts- bzw. arbeitsrechtlichen Gesetze und Vorschriften; 

• die Durchführung von Maßnahmen vor Abschluss eines Arbeitsvertrages mit Ihnen, wenn Sie für eine Beschäftigung in Betracht gezogen werden; 

• der Schutz der Rechte und Interessen der C&W-Gruppe, unserer Mitarbeiter, Bewerber und anderer Personen, soweit dies gesetzlich vorgeschrieben und zulässig ist;

• Ihre auf freiwilliger Basis erteilte Einwilligung;

• unser berechtigtes Interesse (wie oben in Abschnitt 3 zusammenfassend dargelegt) (dem keine vorrangigen Datenschutzinteressen oder Grundrechte und Grundfreiheiten Ihrerseits entgegenstehen, insbesondere unter Berücksichtigung der von uns eingerichteten Garantien, z. B. den in Abschnitt 4 genannten).

Sie können sich entscheiden, uns keine personenbezogenen Daten mitzuteilen. Sofern nicht anderweitig angegeben, sind die Daten, die wir von Ihnen erfragen, jedoch zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen oder zur Prüfung Ihrer Eignung für eine angebotene Stelle notwendig. 

Bei Fragen oder zusätzlichem Informationsbedarf zu der Rechtsgrundlage, aufgrund der wir personenbezogene Daten von Ihnen erheben und nutzen, wenden Sie sich bitte an uns über die in Abschnitt 9 angegebenen Kontaktdaten. 

6. Datenspeicherungsfristen

Personenbezogene Daten werden in Übereinstimmung mit geltendem Recht gespeichert und so lange aufbewahrt, wie dies für die in dieser Datenschutzerklärung dargelegten Zwecke erforderlich oder anderweitig gesetzlich vorgeschrieben ist. 

Ist Ihre Bewerbung nicht erfolgreich und widersprechen Sie nicht der Aufnahme Ihrer personenbezogenen Daten in unseren Talentpool, speichern wir Ihre Profilinformationen für einen Zeitraum von 12 Monate ab dem Tag, an dem Sie Ihre Bewerbung eingereicht haben (oder der letzten Aktualisierung Ihrer Angaben durch Sie). Vor Löschung Ihrer Profilinformationen übersenden wir Ihnen möglicherweise eine Erinnerung, damit Sie die Möglichkeit haben, Ihre personenbezogenen Daten nach Ablauf des oben genannten Zeitraums in unserem Talentpool zu belassen. Wenn Sie dem zustimmen, werden wir Ihre personenbezogenen Daten für weitere 12 Monate aufbewahren. Soweit wir dazu nach geltendem Recht in einem bestimmten EMEA-Land verpflichtet sind, holen wir Ihre ausdrückliche Einwilligung zur Aufnahme Ihrer Daten in den Talentpool ein.

Sofern wir (soweit zulässig und mit geltendem Recht vereinbar) eine Überprüfung für bestimmte Positionen vornehmen, werden wir die im Rahmen der Überprüfung erlangten Daten so schnell wie möglich, jedenfalls jedoch innerhalb von 6 Monaten vernichten (und lediglich eine Aufzeichnung des Ergebnisses zurückbehalten). 

In der Regel verwahren wir keine Einstellungsunterlagen über die gesetzliche Frist hinaus, während der Ansprüche aus dem Einstellungsverfahren vorgebracht werden können, sofern kein eindeutiger geschäftlicher Grund für die Überschreitung dieses Frist vorliegt.

8. Ihre Datenschutzrechte

Im Geltungsbereich des europäischen Datenschutzrechts können Sie die Ihnen nach diesem Recht zustehenden Rechte wie folgt ausüben:

• Wenn Sie Auskunft, Korrektur, Aktualisierung oder Löschung Ihrer personenbezogenen Daten wünschen, können Sie dies jederzeit vornehmen lassen, indem Sie sich an uns über die in Abschnitt 9 angegebenen Kontaktdaten wenden. 

• Sie können der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten widersprechen, uns auffordern, die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzuschränken oder die Übertragbarkeit Ihrer personenbezogenen Daten beantragen. Auch diesbezüglich können Sie dies vornehmen, indem Sie sich an uns über die in Abschnitt 9 angegebenen Kontaktdaten wenden. 

• Verarbeiten wir Ihre personenbezogenen auf Grundlage Ihrer Einwilligung, können Sie jederzeit Ihre Einwilligung widerrufen. Der Widerruf der Einwilligung berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf durch uns erfolgten Verarbeitung, noch berührt er die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die im Vertrauen auf eine andere Verarbeitungsgrundlage als eine Einwilligung erfolgt ist.

• Sie haben das Recht, bei einer Datenschutzbehörde eine Beschwerde über die Erhebung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns einzulegen. Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an Ihre lokale Datenschutzbehörde. 

Alle Anfragen von Personen, die ihre Datenschutzrechte in Übereinstimmung gemäß den maßgeblichen Datenschutzgesetzen ausüben möchten, werden von uns beantwortet.

9. Kontaktdaten

Bitte richten Sie alle Fragen oder Anträge bezüglich dieser Datenschutzerklärung an privacyemea@cushwake.com. Befinden Sie sich in Deutschland, können Sie sich mit dem in Deutschland ansässigen Datenschutzbeauftragten von C&W in Verbindung setzen. Die Kontaktdaten unseres in Deutschland ansässigen Datenschutzbeauftragten finden Sie hier [Link].